Is werkkleding aftrekbaar? Een uitgebreide en duidelijke uitleg

Is werkkleding aftrekbaar? In welke situaties wel en niet? En maakt het uit wat uw rol is? Bij Bowork merken we dat deze vragen vaak terugkomen. Wij kunnen ons goed voorstellen dat u zich eerst wilt inlezen, voordat u een beslissing neemt. Hieronder leggen wij het uit, zodat u beter kunt beslissen.

Is werkkleding aftrekbaar? Het korte antwoord

Werkkleding is aftrekbaar als deze aan minstens één voorwaarde van de Belastingdienst voldoet: de kleding is alleen geschikt voor werk, heeft een logo van minimaal 70 cm² of blijft aantoonbaar op de werkplek. Voorbeelden van toegestane werkkleding zijn een overall, veiligheidsschoenen en poloshirts met een groot bedrijfslogo. Bent u een ondernemer? Dan kunt u de kosten van de winst aftrekken en vraagt u ook de 21% btw terug. Gewone kleding die u ook privé draagt, zoals een net pak zonder een logo, is niet aftrekbaar.

Wanneer is werkkleding aftrekbaar? De 3 voorwaarden voor de Belastingdienst

Werkkleding kunt u aftrekken als deze aan één van deze voorwaarden voldoet: de kleding is alleen geschikt voor werk, heeft een logo van minstens 70 cm² of de kleding blijft op de werkplek. Als ondernemer trekt u deze kosten van de winst af. Werkgevers kunnen de kleding onbelast aan het personeel geven. Vrijetijdskleding die privé wordt gedragen, is niet aftrekbaar.

Kleding die alleen geschikt is voor het werk

Voorbeelden van deze kleding zijn een overall, uniform of veiligheidsschoenen. Als u deze kleding alleen tijdens het werk draagt, is een logo niet nodig. De kosten zijn volledig aftrekbaar.

Kleding met een logo van minimaal 70 cm²

Draagt u kleding die ook privé gedragen kan worden? Dan moet er per kledingstuk een logo op van minstens 70 cm². Dit mag u verdelen over meerdere logo’s.

Kleding die op de werkplek blijft

Als de kleding aantoonbaar op de werkplek blijft zitten, dan is deze ook aftrekbaar. Kenmerkend is dat de kleding niet thuis wordt gewassen.

Voldoet de kleding aan de eisen? Dan trekt u vaak de 21% btw af. Wij adviseren om dit te dubbelchecken door de boekhouder. Twijfelt u? Neem dan gerust contact met ons op.

Welke werkkleding is aftrekbaar? Concrete voorbeelden

Hieronder hebben wij een aantal voorbeelden toegevoegd over wanneer werkkleding wel of niet aftrekbaar is:

Voorbeeld 1

Een ZZP’er in de bouw koopt een overall en veiligheidsschoenen. Deze draagt hij alleen op de bouwplaats en de kleding is alleen geschikt voor op het werk. De kosten en de btw zijn in dit voorbeeld volledig aftrekbaar.

Voorbeeld 2

Een installatiebedrijf koopt poloshirts voor het team. Op elk shirt staat een logo van minstens 70 cm². Daarom ziet de Belastingdienst dit als werkkleding en zijn de kosten aftrekbaar. Ook kunt u de polo’s privé dragen.

Voorbeeld 3

Een adviseur koopt een pak voor klantafspraken. Op dit pak staat geen logo en hij draagt dit pak privé. Daarom is dit pak niet aftrekbaar.

Het verschil tussen ondernemers en werkgevers

De regels voor werkkleding verschillen per rol. Hieronder leest u waar u op moet letten bij uw aangifte.

ZZP’ers en ondernemers

In beide situaties (zowel ZZP’ers als ondernemers) trekt u de kosten van de werkkleding van de winst af. Dit doet u bij de aangifte van de inkomstenbelasting. Voldoet de kleding aan de bovenstaande eisen? Dan vraagt u ook de 21% btw terug. Voorbeelden van aftrekbare kleding zijn overalls, werkschoenen en kleding met een logo van minimaal 70 cm². Belangrijk is dat u de facturen bewaart.

Werkkleding verstrekken als werkgever

Geeft u kleding aan uw personeel? Dan gelden er andere regels. Hierbij trekt u de kosten niet af van de winst, maar moeten de kosten verwerkt worden in de loonadministratie. Werkkleding mag u vaak onbelast verstrekken. Dit kan via de werkkostenregeling. Als de kleding niet aan de bovenstaande eisen voldoet, dan wordt de kleding als loon gezien. Hierbij riskeert u een naheffing.

BTW op werkkleding terugvragen

Betaalt u btw op uw werkkleding of PBM’s? Als ondernemer vraagt u deze btw terug. Volg dit stappenplan:

1. Controleer of de kleding aftrekbaar is.
2. Bewaar de factuur. Hierop staat de btw apart met de naam van uw bedrijf vermeld.
3. Tel de btw bij de voorbelasting. Dit vult u in bij rubriek 5b van uw aangifte.
4. Dien uw aangifte in. Dit doet u via Mijn Belastingdienst Zakelijk of uw boekhoudsoftware.
5. Verreken het bedrag. U betaalt hierdoor minder btw of krijgt geld terug.

De meeste ondernemers doen hun btw-aangifte per kwartaal. Wilt u meer weten? Vraag uw boekhouder of kijk op belastingdienst.nl.

Sluit aan bij het kledingmanagementsysteem

Wilt u regelmatig een herhaalbestelling plaatsen? Dan kunt u zich aansluiten bij ons kledingmanagementsysteem. In dit systeem staat alles al opgeslagen, zodat u het bestelproces kunt automatiseren. Zo kunt u volledige kledingpakketten samenstellen en rapportages uitdraaien. Het bestelproces kost hierdoor een stuk minder tijd.

Verder kunt u met meerdere collega’s in dit systeem werken. Hebben de collega’s een andere rol, dienstverband of een ander geslacht? Dan kunnen wij per collega een eigen omgeving opzetten.

Daarnaast houdt u met ons kledingmanagementsysteem meer grip op uw financiën. Zo heeft real-time een overzicht van de budgetten, bestellingen en de voorraad.

Service van Bowork

Voor goede werkkleding bent u bij Bowork aan het juiste adres. Wij hebben namelijk een breed aanbod aan werkkleding van populaire merken als Tricorp Workwear, Snickers Workwear en Mascot.

Naast online kunt u uw werkkleding ook bekijken in onze showroom in Bunschoten-Spakenburg, in de buurt van Amersfoort. Hier vindt u meer dan 1.000 verschillende werkschoenen, werkkleding en PBM’s. Zo weet u direct of de kleding past en kunt u vrijblijvend om advies vragen.

Verder leveren wij uw bestelling snel. Bestelt u op werkdagen vóór 16.00 uur? Dan versturen wij uw bestelling dezelfde dag. Door het brede aanbod en de goede service slaagt u bij Bowork altijd!